Format press release: 7 blok dan keputusan di tiap blok
Summary
Press release standar punya tujuh blok berurutan dalam satu halaman, sekitar 400 sampai 500 kata. Formatnya mudah diikuti. Yang sulit adalah memutuskan isi tiap blok: fakta paling penting di awal, kutipan dari orang sungguhan, dan kontak yang bisa dihubungi jurnalis hari itu juga. AI membantu di draf awal, pemangkasan, dan variasi, tetapi tidak menggantikan kutipan dan angka.
Format press release itu bagian yang paling mudah. Judul, dateline, lead, isi, kutipan, boilerplate, dan kontak. Tujuh blok, satu halaman, 400 sampai 500 kata. Yang memakan waktu adalah memutuskan apa yang masuk ke setiap blok, dan di sanalah asisten yang menulis bersama Anda benar-benar berguna.
Seperti apa press release, blok demi blok?
Setiap press release yang akan Anda kirim mengikuti kerangka yang sama. Editor membacanya dari atas ke bawah dalam sekitar sepuluh detik, jadi urutannya lebih penting daripada polesannya.
Judul: beritanya dalam 8 sampai 12 kata, dengan kata kerja dan satu fakta.
Subjudul (opsional): satu baris yang menambahkan detail yang tidak muat di judul.
Dateline: nama kota dalam huruf kapital, lalu tanggal, lalu tanda hubung, di awal paragraf pertama.
PORTLAND, Ore., 5 November 2026 -Paragraf lead: siapa, apa, kapan, di mana, dan mengapa, dalam dua kalimat paling banyak.
Isi: dua sampai empat paragraf pendek, dengan detail terpenting di depan.
Kutipan: satu atau dua, dari orang yang disebut namanya beserta jabatannya.
Boilerplate dan kontak: 2 sampai 3 kalimat tentang organisasi, lalu nama, email, dan nomor telepon yang bisa dipakai jurnalis hari ini juga.
Tutup halaman dengan ### di tengah, di bawah baris terakhir. Itu tanda tradisional "akhir rilis", dan -30- punya fungsi yang sama. Pilih salah satu.
Itu seluruh formatnya. Kalau Anda ingin pembanding, panduan press release dari Purdue OWL memuat struktur yang sama, begitu juga template dari setiap kantor berita.
Mengapa piramida terbalik menentukan apakah orang membaca sampai baris kedua?
Jurnalis dengan 200 email yang belum dibaca memotong dari bagian bawah. Karena itu, tulis rilis seperti berita: fakta paling penting di depan, detail pendukung berikutnya, latar belakang di belakang.
Ujinya begini. Tutup semua yang ada setelah paragraf pertama. Apakah pembaca masih tahu apa yang terjadi, siapa pelakunya, dan mengapa itu penting? Jika tidak, beritanya terkubur.
Lead yang lemah: "Acme Corp, penyedia solusi alur kerja terkemuka, dengan senang hati mengumumkan rencana peluncuran platform barunya."
Lead yang bisa dipakai: "Acme meluncurkan kotak masuk bersama pada 5 November yang memangkas waktu tim dukungan untuk memilah email dari 6 menit menjadi 2, menurut uji coba dengan 40 pelanggan."
Perusahaan yang sama, produk yang sama. Versi kedua memuat tanggal, angka, dan alasan untuk peduli. Versi pertama hanya memuat perasaan.
Detail format mana yang benar-benar penting, dan mana yang sekadar gangguan?
Sebagian besar perdebatan soal format press release menyangkut hal yang tidak pernah diperiksa editor. Ini yang benar-benar menentukan, dan ini yang tidak.
Yang layak dibenahi:
Dateline yang akurat. Kota, provinsi atau negara, dan tanggal hari ini. Dateline yang hilang membuat rilis terbaca seperti iklan.
Kutipan yang asli. Kalimat yang benar-benar diucapkan dan disetujui orang yang disebut namanya, dalam kalimat yang bisa diucapkan manusia.
Kontak yang aktif. Email dan telepon langsung, bukan
info@.Teks biasa yang aman disalin-tempel. Tanpa tabel, tanpa teks di dalam gambar.
Yang boleh dilewati:
"FOR IMMEDIATE RELEASE" dengan huruf kapital besar. Boleh dicantumkan, tidak perlu dipusingkan.
Kop surat dan desain berat. Jika rilis dikirim di badan email, semua itu tidak akan tampil.
Halaman kedua. Jika Anda butuh halaman kedua, Anda punya dua pengumuman.
Kata "mengumumkan" di setiap judul. Sebutkan saja apa yang terjadi.
Tempat rilis itu dikirim juga mengubah formatnya. Di badan email, rilis harus polos dan pendek. Sebagai PDF, rilis bisa memuat logo. Di halaman newsroom, rilis membutuhkan judul yang bersih dan slug yang bisa dibaca mesin pencari.
Berapa panjang press release yang ideal?
Rentang kerja yang masuk akal adalah 400 sampai 500 kata, dan panduan PR Newswire tentang gaya AP memberi target yang serupa. Di bawah 300 kata, Anda kemungkinan kehilangan kutipan atau konteks. Di atas 600 kata, Anda sebenarnya sedang menulis studi kasus dan menyebutnya rilis.
Paragraf berisi 2 sampai 3 kalimat. Paragraf pertama sebaiknya di bawah 30 kata jika memungkinkan, dan Anda mungkin lebih sering bisa daripada yang Anda kira.
Ini anggaran cepat untuk rilis 450 kata:
Lead: 35 sampai 45 kata
Isi: 200 sampai 250 kata
Kutipan: 40 sampai 60 kata
Boilerplate: 60 sampai 80 kata
Blok kontak: sisanya
Di bagian mana AI membantu press release, dan di bagian mana tidak?
Ada tiga tempat AI membantu, dan satu tempat ia tidak menggantikan apa pun.
Ia membantu draf pertama. Berikan asisten lima fakta (apa, siapa, kapan, mengapa itu penting, dan satu angka), lalu minta paragraf lead dan judul dalam tiga versi. Anda memilih satu dan menyuntingnya. Memulai dari draf kasar lebih cepat daripada dari nol, dan karena formatnya tetap, asisten tidak punya banyak ruang untuk melantur.
Ia membantu memangkas. Rilis yang berjumlah 620 kata biasanya memuat dua paragraf konteks yang lebih cocok di website. Tempel teksnya, minta dipangkas menjadi 450 kata, lalu baca apa yang dipotong. Anda akan setuju dengan sekitar dua pertiga pemangkasan dan membatalkan sisanya.
Ia membantu variasi. Berita yang sama membutuhkan pitch email satu baris, versi LinkedIn, dan posting untuk newsroom. Menulisnya dari rilis yang sudah jadi memakan beberapa menit, bukan setengah hari.
Ia tidak menggantikan kutipan. Asisten akan menulis kutipan yang terdengar seperti kutipan lain: "Kami sangat senang mengumumkan solusi yang memberdayakan tim." Tidak ada jurnalis yang memakainya. Wawancarai narasumber selama lima menit, ambil kalimat aslinya, dan rapikan tata bahasanya saja.
Jika Anda sudah bekerja di asisten chat, ChatGPT bisa mengerjakan langkah draf pertama. Yang penting, drafnya terjadi di tempat Anda biasa menulis, jadi Anda tidak perlu menyalin teks bolak-balik antar tab.
Seperti apa proses kerja yang singkat?
Versi saya, setelah beberapa tahun menulis rilis untuk klien, memakan sekitar 25 menit untuk satu pengumuman produk standar:
Lima fakta dalam catatan (5 menit). Apa yang terjadi, siapa yang terlibat, tanggalnya, mengapa orang harus peduli, dan satu angka beserta sumbernya.
Kutipan asli (5 menit). Ajukan dua pertanyaan kepada narasumber dan catat jawabannya kata demi kata.
Draf pertama bersama asisten (5 menit). Tempel fakta dan kutipan, lalu minta tujuh blok sesuai urutan, 450 kata.
Suntingan Anda (8 menit). Periksa setiap angka terhadap catatan. Potong kata sifat. Tulis ulang judulnya dengan kata-kata Anda sendiri.
Pemeriksaan sebelum kirim (2 menit). Baca lead dengan suara keras. Buka email kontak. Periksa dateline.
Angka waktu itu adalah rencana, bukan tolok ukur. Rilis pertama Anda akan memakan waktu lebih lama, dan rilis kelima tidak akan.
Kesalahan apa yang membuat rilis terlihat amatir?
Ada empat yang terus muncul, dan asisten akan mengulanginya semua kecuali Anda memberi tahu sebaliknya.
Angka yang dikarang. Model bahasa mengisi celah dengan angka yang kedengarannya masuk akal. Berikan angkanya dan minta asisten hanya memakai angka itu. Lalu periksa.
Jargon di lead. "Memanfaatkan kemampuan generasi berikutnya" tidak berarti apa-apa. "Memungkinkan tim dua orang menerbitkan dalam empat bahasa" berarti sesuatu.
Boilerplate yang sudah tiga tahun usianya. Perbarui setiap kuartal. Jumlah karyawan dan nama produk yang lama merusak semua yang ada di atasnya.
Tidak ada alasan untuk dirilis hari ini. Jika rilis tidak punya pemicu tanggal, peluncuran, hasil, atau acara, itu bukan berita. Tambahkan sudut berita atau kirim pitch saja.
Apakah Anda butuh alat untuk mendistribusikannya?
Tidak untuk menulisnya. Untuk distribusi, tergantung tujuan Anda. Kawat berbayar menempatkan rilis Anda di hadapan agregator dan feed. Alat media relations seperti Prowly membantu Anda menjaga daftar dan melacak siapa yang membuka. Mengirim pitch langsung ke lima jurnalis yang meliput bidang Anda sering kali lebih efektif daripada keduanya.
Jika masalah utama Anda adalah menemukan reporter yang tepat, basis data seperti Muck Rack dibuat untuk pekerjaan itu, meski harganya mencerminkan hal tersebut.
Sebelum sesuatu dikirim, lakukan pemeriksaan akhir. Pemeriksa tata bahasa seperti Grammarly menangkap salah ketik dan kesalahan gaya AP pada teks pendek, dan itu memakan kurang dari semenit.
Seperti apa template isi titik-titik?
Salin ini ke dokumen Anda dan ganti tanda kurungnya. Sengaja dibuat polos.
[Judul: kata kerja + fakta, 8 sampai 12 kata]
[Subjudul opsional: satu detail pendukung]
[KOTA, Provinsi, Tanggal Bulan Tahun] - [Siapa] [melakukan apa] pada [tanggal], [memberikan hasil ini atau mencapai tonggak ini]. [Satu kalimat tentang mengapa ini penting bagi pembaca publikasi.]
[Paragraf isi 1: detail paling berguna, dengan angka dan sumbernya.]
[Paragraf isi 2: cara kerjanya, atau apa yang berubah bagi pelanggan.]
"[Kalimat asli dari orang yang disebut namanya]," kata [Nama], [jabatan] di [Organisasi]. "[Kalimat kedua, jika ia mengatakannya.]"
[Paragraf isi 3: ketersediaan, harga, tanggal, tautan untuk info lebih lanjut.]
Tentang [Organisasi] [2 sampai 3 kalimat: apa yang Anda lakukan, untuk siapa, sejak kapan.]
Kontak media [Nama], [email], [telepon]
###
Setiap tanda kurung adalah keputusan yang Anda ambil sebelum meminta bantuan alat mana pun. Itulah gunanya format: ia memberi tahu Anda dengan tepat apa yang belum ada.
Apa bedanya press release dengan media advisory atau pitch?
Orang sering mencampuradukkan ketiganya, dan kekeliruan itu membuat mereka kehilangan balasan.
Press release melaporkan berita yang sudah terjadi atau sedang terjadi. Ia ditulis agar bisa dikutip, dipublikasikan, dan dipakai apa adanya.
Media advisory mengumumkan acara yang bisa didatangi jurnalis. Biasanya pendek, di bawah 200 kata, dan disusun di sekitar siapa, apa, kapan, di mana, dan mengapa harus hadir.
Pitch adalah email pribadi kepada satu reporter, tiga atau empat kalimat, yang menjelaskan mengapa cerita ini cocok dengan bidangnya. Sering kali pitch menautkan rilis alih-alih melampirkannya.
Kirim pitch lebih dulu, tautkan rilis di dalamnya, dan simpan rilisnya dalam format di atas. Dengan begitu jurnalis bisa memutuskan dalam satu klik apakah mereka ingin dokumen lengkapnya.
Apa yang benar-benar kami lakukan Senin pagi?
Tulis lima fakta dulu. Dapatkan kutipan dari orangnya, bukan dari prompt. Pakai asisten untuk draf dan pemangkasan, dan simpan judulnya untuk Anda sendiri. Lalu kirim rilis teks biasa, dengan dateline dan kontak yang aktif, ke lima reporter yang bisa Anda sebutkan namanya. Hanya itu pekerjaannya, dan muat dalam satu pagi.