Formato comunicato stampa: i sette blocchi, uno per uno
Riassunto
Il formato di un comunicato stampa è fisso: titolo, data e luogo, attacco, corpo, citazione, presentazione e contatti, in circa 400-500 parole secondo lo stile AP. La parte che richiede tempo è decidere cosa mettere in ogni blocco. Con la notizia in cima, una citazione vera e contatti funzionanti, puoi usare un assistente AI per la bozza, i tagli e le varianti, senza delegargli fatti e citazioni.
Hai un lancio di prodotto giovedì e una pagina bianca lunedì. Il formato comunicato stampa è la parte facile: titolo, data e luogo, attacco, corpo, citazione, presentazione e contatti. Sette blocchi, una pagina, 400-500 parole. A portarti via tempo è decidere cosa va in ciascun blocco, ed è lì che un assistente che scrive con te fa la differenza.
Com'è fatto un comunicato stampa, blocco per blocco?
Ogni comunicato che manderai avrà la stessa struttura. I giornalisti lo leggono dall'alto in basso in una decina di secondi, quindi l'ordine conta più della rifinitura.
Titolo: la notizia in 8-12 parole, con un verbo e un fatto.
Sottotitolo (facoltativo): una riga che aggiunge il dettaglio che il titolo non ha spazio per dire.
Data e luogo: la città in maiuscolo, la data, poi un trattino che apre il primo paragrafo.
MILANO, 5 novembre 2026 -Attacco: chi, cosa, quando, dove e perché, in due frasi al massimo.
Corpo: da due a quattro paragrafi brevi, con il dettaglio più importante per primo.
Citazione: una o due, da una persona con nome e ruolo.
Presentazione e contatti: due o tre frasi sull'organizzazione, poi un nome, un'email e un telefono a cui un giornalista può rispondere oggi stesso.
Chiudi la pagina con ### centrato sotto l'ultima riga. È il segno tradizionale di fine comunicato, e -30- fa lo stesso lavoro. Scegline uno.
Tutto qui: il formato è questo. Se vuoi una conferma, la guida di Purdue OWL sui comunicati stampa descrive la stessa struttura, e così fa ogni modello dei servizi di distribuzione.
Perché la piramide rovesciata decide se qualcuno legge oltre la seconda riga?
Un giornalista con 200 email non lette taglia dal fondo. Quindi scrivi il comunicato come si scrive una notizia: il fatto più importante per primo, i dettagli di supporto dopo, il contesto alla fine.
Ecco il test. Copri tutto ciò che sta dopo il primo paragrafo. Il lettore capisce ancora cosa è successo, chi l'ha fatto e perché conta? Se no, la notizia è sepolta.
Un attacco debole: «Acme Corp, leader nel settore delle soluzioni per i flussi di lavoro, è lieta di annunciare il prossimo lancio della sua nuova piattaforma.»
Un attacco utilizzabile: «Acme ha lanciato il 5 novembre una casella condivisa che riduce da 6 a 2 minuti il tempo che un team di assistenza dedica allo smistamento delle email, secondo un test con 40 clienti.»
Stessa azienda, stesso prodotto. Il secondo contiene una data, un numero e un motivo per interessarsi. Il primo contiene un sentimento.
Quali dettagli di formato contano davvero, e quali sono rumore?
La maggior parte dei dibattiti sulla formattazione riguarda cose che nessun redattore controlla. Ecco cosa conta davvero e cosa no.
Da curare:
Data e luogo corretti. Città, regione o paese, e la data di oggi. Una dateline mancante sembra una pubblicità.
Una citazione vera. Una frase che una persona con nome ha detto e approvato, in una forma che una persona direbbe a voce alta.
Un contatto funzionante. Email e telefono diretti, non
info@.Testo semplice che sopravvive al copia-incolla. Niente tabelle, niente testo dentro le immagini.
Da lasciar perdere:
«PER IMMEDIATA DIFFUSIONE» in maiuscolo enorme. Va bene metterlo, inutile farne un caso.
Carta intestata e grafica pesante. Se mandi il comunicato nel corpo dell'email, nulla di tutto questo viene visualizzato.
Una seconda pagina. Se ti serve, hai due annunci.
La parola «annuncia» in ogni titolo. Dì cosa è successo.
Anche il luogo di pubblicazione cambia il formato. Incollato nel corpo dell'email deve essere semplice e breve. Allegato come PDF può portare il logo. Pubblicato nella sezione stampa del sito, serve un titolo pulito e uno slug che un motore di ricerca riesce a leggere.
Quanto deve essere lungo un comunicato stampa?
Tra 400 e 500 parole è l'intervallo di lavoro, e la guida di PR Newswire sullo stile AP indica obiettivi simili. Sotto le 300 parole probabilmente manca la citazione o il contesto. Sopra le 600, stai scrivendo un caso studio e lo chiami comunicato.
I paragrafi sono di 2-3 frasi. Il primo resta sotto le 30 parole quando ci riesci, e ci riesci più spesso di quanto pensi.
Ecco un budget rapido per un comunicato di 450 parole:
Attacco: 35-45 parole
Corpo: 200-250 parole
Citazione: 40-60 parole
Presentazione: 60-80 parole
Contatti: il resto
Dove l'AI aiuta nel comunicato stampa, e dove no?
Tre punti in cui aiuta, uno in cui non sostituisce nulla.
Aiuta con la prima bozza. Dai all'assistente cinque fatti (cosa, chi, quando, perché conta, un numero) e chiedi un attacco e un titolo in tre versioni. Ne scegli uno e lo modifichi. Partire da una bozza grezza è più veloce che partire dal nulla, e il formato è fisso, quindi l'assistente ha poco spazio per divagare.
Aiuta a stringere. Un comunicato da 620 parole contiene di solito due paragrafi di contesto che appartengono al sito. Incollalo, chiedi 450 parole e leggi cosa taglia. Sarai d'accordo con circa due terzi dei tagli e cambierai il resto.
Aiuta con le varianti. La stessa notizia richiede una proposta via email di una riga, una versione per LinkedIn e un post per la sezione stampa. Scriverle partendo dal comunicato finito richiede pochi minuti invece di un pomeriggio.
Non sostituisce la citazione. Un assistente scriverà una citazione uguale a tutte le altre: «Siamo entusiasti di annunciare una soluzione che dà potere ai team.» Nessun giornalista la usa. Intervista il portavoce per cinque minuti, prendi la frase che ha davvero detto e sistema solo la grammatica.
Se lavori già in un assistente di chat, ChatGPT può fare il passo della prima bozza. Conta che la bozza nasca dove scrivi già, così non copi testo da una scheda all'altra.
Come si svolge un processo di lavoro essenziale?
La mia versione, dopo qualche anno di comunicati per clienti, richiede circa 25 minuti per un annuncio di prodotto standard:
Cinque fatti in una nota (5 minuti). Cosa è successo, chi è coinvolto, la data, perché qualcuno dovrebbe interessarsene, una cifra con la sua fonte.
Citazione vera (5 minuti). Fai al portavoce due domande e annota la risposta parola per parola.
Prima bozza con l'assistente (5 minuti). Incolla fatti e citazione, chiedi i sette blocchi in ordine, 450 parole.
La tua revisione (8 minuti). Controlla ogni numero con la nota. Togli gli aggettivi. Riscrivi il titolo con parole tue.
Controllo finale (2 minuti). Leggi ad alta voce l'attacco. Apri l'email di contatto. Controlla la data e il luogo.
Questi tempi sono un piano, non un parametro di riferimento. Il tuo primo comunicato richiederà più tempo, il quinto no.
Quali errori fanno sembrare un comunicato dilettantesco?
Quattro ritornano continuamente, e un assistente li ripeterà tutti se non glielo vieti.
Numeri inventati. I modelli linguistici riempiono i vuoti con cifre plausibili. Dagli i numeri e digli di usare solo quelli. Poi controlla.
Gergo nell'attacco. «Sfruttare capacità di nuova generazione» non dice nulla. «Permette a un team di due persone di pubblicare in quattro lingue» dice qualcosa.
Una presentazione vecchia di tre anni. Aggiornala ogni trimestre. Organico e nomi di prodotto superati screditano tutto ciò che sta sopra.
Nessun motivo per uscire oggi. Se il comunicato non ha un aggancio di data, un lancio, un risultato o un evento, non è una notizia. Aggiungi un'angolazione di attualità o manda una proposta.
Serve uno strumento per diffonderlo?
Non per scriverlo. Per la diffusione dipende dall'obiettivo. Un servizio di distribuzione a pagamento porta il comunicato ad aggregatori e feed. Uno strumento di media relations come Prowly aiuta a tenere una lista e a capire chi l'ha aperto. Proporlo direttamente a cinque giornalisti che seguono il tuo settore spesso batte entrambe le cose.
Se il problema principale è trovare i giornalisti giusti, un database come Muck Rack è costruito per questo, anche se il prezzo lo riflette.
Prima di mandare qualsiasi cosa, fai una rilettura finale. Un correttore come Grammarly individua refusi e sviste di stile su testi brevi, e ci vuole meno di un minuto.
Com'è fatto un template da riempire?
Copialo nel tuo documento e sostituisci le parentesi. È volutamente semplice.
[Titolo: verbo + fatto, 8-12 parole]
[Sottotitolo facoltativo: un dettaglio di supporto]
[CITTÀ, data] - [Chi] [ha fatto cosa] il [giorno], [ottenendo questo risultato o raggiungendo questo traguardo]. [Una frase sul motivo per cui conta per il lettore della testata.]
[Paragrafo 1: il dettaglio più utile, con un numero e la sua fonte.]
[Paragrafo 2: come funziona o cosa cambia per il cliente.]
«[Frase vera di una persona con nome],» afferma [Nome], [ruolo] di [Organizzazione]. «[Seconda frase, se l'ha detta.]»
[Paragrafo 3: disponibilità, prezzo, data, link per saperne di più.]
Su [Organizzazione] [Due o tre frasi: cosa fate, per chi, da quando.]
Contatti per la stampa [Nome], [email], [telefono]
###
Ogni parentesi è una decisione che prendi prima di chiedere aiuto a uno strumento. È questo il senso di un formato: ti dice esattamente cosa manca.
In cosa il comunicato stampa si distingue da un media advisory o da una proposta?
Le confondono in molti, e la confusione costa risposte.
Un comunicato stampa riferisce una notizia già accaduta o in corso. È scritto per essere ripreso, citato e pubblicato così com'è.
Un media advisory annuncia un evento a cui un giornalista potrebbe partecipare. È breve, di solito sotto le 200 parole, e strutturato attorno a chi, cosa, quando, dove e perché venire.
Una proposta è un'email personale a un solo giornalista, di tre o quattro frasi, che spiega perché la storia si adatta al suo settore. Spesso rimanda al comunicato con un link invece di allegarlo.
Manda prima la proposta, inserisci il link al comunicato e tieni il comunicato nel formato descritto sopra. Il giornalista può così decidere con un clic se vuole il documento completo.
Cosa faremmo davvero lunedì mattina?
Scrivi prima i cinque fatti. Ottieni la citazione da una persona, non da un prompt. Usa l'assistente per la bozza e per i tagli, e tieni il titolo per te. Poi manda un comunicato in testo semplice, con data, luogo e un contatto funzionante, a cinque giornalisti che sai nominare. È tutto il lavoro, e sta in una mattinata.